Qu’est-ce qui cause la plupart des problèmes en entreprise?

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Une défaillance dans la communication entraîne forcément une défaillance dans l’entreprise. Pour réussir, la communication doit rester simple (et aussi directe que possible). Plus le processus est compliqué, plus la communication risque d’être mauvaise, d’entraîner de la confusion et, en fin de compte, des erreurs.

Dans les années 1960, la marine américaine a créé un acronyme (KISS pour keep it simple, stupid) pour désigner l’idée que la plupart des systèmes fonctionnent mieux plus ils sont simples.

À cette époque, même la marine reconnaissait que nous avons tendance à compliquer les choses à outrance. En affaires, c’est un vrai problème.
Par exemple, nous pensons améliorer la communication en organisant d’innombrables réunions. Souvent, nous n’organisons des réunions que pour organiser des réunions. C’est lundi, nous devons organiser une réunion. Mais est-ce que c’est utile?

Selon moi, les réunions ne devraient pas être considérées comme des passages obligés, mais comme une façon de travailler sur l’entreprise. Il faut y inviter les personnes concernées, aller droit au but, prendre des décisions éclairées, passer à l’exécution et mesurer les résultats.

Albert Einstein a déjà dit : « Si vous ne pouvez expliquer quelque chose simplement, c’est que vous ne l’avez pas bien compris ». Je suis d’accord avec lui.

Je crois aussi que la multiplication des couches de bureaucratie nuit à la communication. Elle diminue notre efficacité et mène à l’indécision. Dans un de mes blogues, je vous ai parlé de l’importance d’autonomiser les employés. L’autonomisation est certes bonne pour le moral des troupes, mais elle promeut également l’efficacité. Pourquoi? Parce que les gens sur le terrain doivent avoir l’autonomie nécessaire pour prendre des décisions éclairées loin des chaînes de la bureaucratie. Autrement dit, misez sur la simplicité.

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Les chefs d’entreprise prospères optimisent la circulation de l’information en supprimant les couches superflues d’intervenants et en éliminant la complexité.

  • Brisez la hiérarchie : En entreprise, la hiérarchie est aussi nuisible que la bureaucratie. Trouvez des façons d’encourager le travail d’équipe et la simplification des communications internes.

Dans l’avenir, les entreprises prospères miseront sur la collaboration et l’ouverture dans l’échange des idées. Certaines entreprises ont déjà emboîté le pas.

  • Tenez compte de la perspective : Une des principales causes de mauvaise communication, c’est que nous voyons les choses avec notre perspective, selon nos expériences, notre histoire, notre culture et notre éducation. Toutefois, la personne qui reçoit notre message le fait à travers son expérience, son histoire, sa culture et son éducation.

Lorsque vous communiquez, assurez-vous d’être bien compris. Un simple hochement de tête du destinataire ne devrait pas suffire. N’oubliez pas : plus le message est simple, plus vous pouvez être certain qu’il sera compris.

  • Choisissez bien vos outils : Tout comme les réunions, les courriels ne sont pas toujours un bon moyen de communiquer. Même si vous êtes très occupé, pour le bien de votre entreprise, vous vous devez de trouver un moyen de communiquer en personne et en temps réel lorsque c’est possible.

Une discussion de vive voix permet de capter de subtiles nuances absentes des courriels. Ne laissez pas l’art de la communication verbale se perdre. Décrochez le combiné et parlez directement à la personne avec qui vous souhaitez communiquer.

  • Passez à l’action : Communiquez souvent et communiquez bien. Pratiquez la simplicité. Vous cultiverez ainsi la confiance en plus d’inciter les autres à faire de même. Peu importe l’affaire à régler, le plus important est de garder le message simple et facile à mettre en œuvre.

Je vous lance un défi. La prochaine fois que vous vous trouverez dans une réunion préorganisée, demandez-vous : est-ce la meilleure façon de rentabiliser mon temps? Réglons-nous réellement les problèmes importants qui affectent notre entreprise et nos clients? Quel est le but de cette réunion, et qui détermine quand ce but aura été atteint? Si votre réunion n’a pas pour but de produire des résultats, faites comme la marine américaine.

En cas de doute, misez sur la simplicité.

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Ken travaille dans le marché du bois et des matériaux de construction depuis plus de 17 ans. Il a entre autres cumulé de l’expérience à la haute direction dans le domaine de la fabrication de produits de construction. Il a une compréhension aiguë de la relation entre les fournisseurs, les fabricants et les marchands indépendants ainsi qu’une profonde connaissance des entrepreneurs et de la clientèle de chaque région du pays. La priorité de Ken pour Castle est de « toujours acheter à des prix concurrentiels » afin que ses marchands indépendants demeurent dans la course. « Ainsi, les actionnaires de Castle obtiennent un meilleur rendement aujourd’hui que jamais auparavant. Rien ne témoigne mieux de la force de l’équipe que nous avons bâtie, souligne Ken. Mon travail est de continuer à la renforcer. »