On dit souvent qu’on n’a jamais assez de temps pour tout faire dans une journée, une semaine, un trimestre ou une année. Les affaires se font vite, et le temps est considéré comme précieux.

Toutefois, il est possible de devenir maître de son temps et de l’exploiter à son profit. Vous pouvez faire du temps, et de sa gestion, votre avantage concurrentiel. Mieux vous gérerez votre temps, plus vous pourrez en faire et plus vous serez fier de ce que vous aurez accompli.

Voici quelques-unes des meilleures stratégies à considérer pour faire du temps votre allié plutôt que votre ennemi.

Sachez ce que vous voulez faire de votre temps

Si vous voulez exploiter votre temps à votre avantage, vous devez savoir ce que vous voulez en tirer. Déterminez vos objectifs et utilisez ce plan pour vous guider dans votre travail. Par exemple, vous devriez notamment consacrer du temps à autre chose que vos tâches quotidiennes, comme à élaborer votre plan d’affaires ou à faire une marche ou une course de santé dans l’après-midi.

Créez un horaire. Placez-y toutes les activités importantes. Supprimez autant que possible toutes les activités qui ne vous aident pas à atteindre vos objectifs, ou placez-les en second rang.

Au début de chaque journée, décidez sciemment de ce que vous voulez accomplir. Les auteurs d’un article publié dans le magazine Entrepreneur recommandent de réserver au moins 50 % de votre temps aux réflexions, activités et conversations qui contribuent le plus à vos résultats1.

Ne soyez pas surpris si vos résultats découlent principalement de vos deux heures de travail les plus efficaces de la journée.

Urgent ne signifie pas nécessairement important

Établissez vos priorités. Une des raisons pour lesquelles nous n’arrivons pas à gérer notre temps est que nous confondons souvent les activités importantes et les activités urgentes. Nous consacrons souvent nos journées à des tâches « urgentes » qui nous empêchent d’accomplir les tâches planifiées.

« Le secret est de ne pas accorder la priorité à ce qu’il y a à l’horaire, mais de mettre à l’horaire vos priorités. » — Stephen Covey

Prenez l’habitude d’évaluer l’urgence et l’importance de vos activités, sans confondre ces deux aspects. Cette idée rappelle beaucoup la « matrice d’Eisenhower2 », dont la création a été attribuée au président américain Dwight D. Eisenhower, connu pour avoir dit : « J’ai deux types de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents. »

En réalité, certains problèmes sont à la fois importants et urgents (ou encore on les a laissés devenir urgents). Lorsque la crise se fait imminente, il faut régler les problèmes urgents immédiatement et efficacement.

Les activités non urgentes, mais importantes doivent occuper votre temps lorsque vous n’avez pas à gérer de crise réelle. C’est à ces activités que vous devriez consacrer le plus de temps. Vous pouvez les placer à l’horaire dans l’ordre que vous voulez. Certaines peuvent même être partiellement déléguées. D’autres peuvent devenir urgentes si vous les ignorez.

Ce qui est essentiel est d’apprendre à consacrer le moins de temps possible aux activités « urgentes » non importantes et à éliminer les tâches qui ne représentent qu’une perte de temps.

Habilitez et déléguez

Je vous ai déjà expliqué combien il est important d’autonomiser vos employés. En les autonomisant, vous pouvez réduire vos risques d’échec, augmenter votre efficacité, réaliser des économies, améliorer la relation entre les cadres et les employés et obtenir une loyauté difficile à gagner. Toutefois, le principal avantage concerne la gestion du temps.

En partageant vos responsabilités, en formant vos employés et en leur faisant confiance, vous créerez une équipe sur laquelle vous pourrez compter. Vous apprendrez aussi à connaître les qualités de chacun de vos employés. Plus vous pouvez libérer votre horaire en toute confiance, plus vous aurez de temps à consacrer aux tâches importantes qui nécessitent votre attention et contribuent à l’atteinte de vos objectifs.

Déléguer des tâches entraîne de l’anxiété chez de nombreux dirigeants et entrepreneurs. Cependant, la meilleure façon de libérer du temps pour les tâches importantes est de vous débarrasser des tâches non importantes en les confiant à quelqu’un d’autre. Vous pouvez commencer par déléguer les tâches urgentes « ordinaires » et les tâches non importantes, puis les tâches plus importantes pour lesquelles votre intervention n’est pas nécessaire. Ainsi, vous pourrez développer une communication ouverte et claire avec les membres de votre équipe et surmonter l’anxiété associée au fait de déléguer.

Je vous lance donc ce défi : demain, commencez votre journée en prenant quelques minutes pour établir un horaire et y placer toutes les activités que vous voulez accomplir. Triez-les en ordre de priorité selon leur importance et leur urgence, et déléguez certaines des tâches urgentes, mais non importantes. Les experts soutiennent que vous pouvez économiser jusqu’à deux heures par jour en établissant vos priorités selon l’urgence et l’importance de vos activités3.

À la fin de la journée, revenez sur ce que vous avez accompli personnellement et collectivement. Avez-vous accompli tout ce que vous aviez inscrit à votre horaire? Avez-vous un sentiment d’accomplissement? Êtes-vous revenu à la maison avant 18 h pour passer du temps avec votre famille et vos amis?

Références

  1. “How to Manage Time with 10 tips that work”, Joe Mathews, Don Debolt and Deb Percival, Entrepreneur (en anglais seulement)
  2. https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_du_temps
  3. http://www.timemanagementtraining.com/time_management-Know-the-Difference-Between-Urgent-and-Important.html (en anglais seulement)